SKATs og arbejdsgivers krav til en kørebog

Alt efter din situation, så kan der være forskellige krav til, hvordan du holder din kørebog, når det gælder om at få dækket dine udgifter ved brug af privat bil til arbejde.

Din arbejdsgiver kan vælge at specificere hvilke informationer de har brug for. Ligeledes sætter SKAT krav til hvilken data de har brug for før de kan godkende din kørebog, så du kan få udbetalt kørselsgodtgørelse. 

I denne artikel vil vi se på hvilke krav der er til din kørebog alt efter om du er ansat eller selvstændig.

Kilometergodtgørelse til din virksomhed

Administrerer du kørselsregnskab, og leder efter en smartere og nemmere måde at holde din kørebog up to date? Driversnote appen giver dig mulighed for hurtigt at gennemgå og validere dit teams kørselsregnskaber på ét samlet sted. Ved at bruge Driversnote i din virksomhed kan du sikre at alle kørselsregnskaber kommer i samme format og stil. Ligeledes sikrer du, at de lever op til SKATs krav til en kørebog.

Som administrator kan du spare tid med Driversnote. Med Driversnote Teams kan du: 

• Sikre at dine medarbejdere nemt kan holde deres kørebog ved lige.
• Få et hurtigt overblik over dine medarbejderes kørsel.
• Godkende eller afvise kørselsregnskaber på få sekunder.
• Invitere eller fjerne brugere.
• Have flere administratorer af dit team.
• Sikre at dine kørselsrapporter lever op til SKATs krav.

Du kan læse mere om vores Teams løsning her.

Sæt kørebogen på autopilot

Betroet af millioner af brugere

Automatiser din kørebog Automatiser din kørebog

Krav til kørebog for ansatte

Det er en god idé at logge din kørsel i en kørebog, så du kan modtage kørselsgodtgørelse for de dage, hvor du bruger din egen bil til arbejdsrelateret kørsel.

Som medarbejder er du nødt til at logge din kørsel for al arbejdsrelateret kørsel, og samtidig holde styr på alle berettigede omkostninger, som ikke bliver dækket af SKATs standardsats, som fx parkerings- og broudgifter. 

De følgende detaljer er påkrævet i kørebog for ansatte:

• Formål med turen (Privat/Erhverv)
• Destination(er)
• Dato
• Antal kørte kilometer pr. tur
• Beregning efter satser
• Køretøjets nummerplade (for at kunne vise at det er medarbejderens køretøj)
• Din arbejdsgiver skal checke og godkende med en signatur, stempel eller med en rettelse i selve kørebogen.

Driftsomkostninger såsom benzin, service og vedligehold er indkluderet i satsen for kørselsgodtgørelse. Derfor kan det ikke medtages som en yderligere omkostning eller fradrag.

HUSK - Det er et krav at kørslen er foregået “i egen bil”. Heldigvis er SKATs definition af “egen bil” rimeligt bred – den omfatter nemlig også din ægtefælles bil, en bil du leaser eller endda en delebil – så længe det er dig, der afholder udgifterne til den. 

Krav til kørebog for selvstændige

Som selvstændig, er forskellen på kravene, at du ikke behøver en arbejdsgiver til at tjekke og godkende din kørebog – det skal SKAT til gengæld, så det er stadig et krav at du holder en udførlig kørebog.  

Et af SKATs krav er at du som selvstændig aflæser dit køretøjs kilometertæller ved starten og slutningen af køredagen. 

Det kan virke omstændigt, men ved brug af en digital kørebog, kan det problem minimeres. Læs mere om kørselsfradrag for selvstændige her.

Hvilke formater accepterer SKAT din kørebog i?

Alt fra en papir skrevet dagbog, et regneark, CSV fil, PDF fil eller en XLSX fil (Microsoft Excel) accepteres af SKAT. Med andre ord, så betyder formatet ikke så meget, så længe at selve informationerne lever op til de tidligere nævnte krav.

Din arbejdsgiver bør informere dig om hvilke informationer de har brug for, samt det format som de skal bruge kørebogen i.

SKAT giver eksempler på kørebøger i PDF. Du kan også stadig købe kørebøger i papirformat, og de er gældende, så længe du husker at udfylde dem med al informationen ved starten og afslutning af alle dine ture.

Vil du hellere have en automatisk løsning, som fx en intelligent kørebog, som automatisk logger din kørsel, så tilbyder Driversnote netop sådan en. Appen gør det nemt og hurtigt at logge alt hvad du skal bruge, for at kunne få din kørselsgodtgørelse fra SKAT eller din arbejdsgiver.

Stiller SKAT krav til aflæsning af kilometertælleren for alle mine ture?

Det er en myte at SKAT kræver at du aflæser din kilometertæller hver gang du kører en ture. Der står lige nu ingenting i loven om at du skal aflæse for hver tur du kører. Det er kun som selvstændig at du skal aflæse din kilometertæller, men det er kun ved starten og slutningen af din arbejdsdag, og altså ikke efter hver tur.

Vores kørebogs app kan hjælpe dig med at møde dette krav fra SKAT, og samtidig automatisere det for dig. Du kan nemlig blot aflæse din kilometertæller ved starten af dagen, og der vil den opdatere din kilometertæller for hver tur som du logger. Du skal blot huske at lave en ny aflæsning, hvis du har brugt din bil privat i mellemtiden.

Er jeg også nødt til at logge private ture?

Hvis du også benytter dit køretøj til private formål, så kan det være en god idé også at logge disse ture. På den måde kan du se hvor stor en procentdel af din kørsel som er privat, og hvor stor en del der er erhvervsrelateret. 

Den nemmeste måde at regne kørselsgodtgørelse ud er nemlig at se på hvor mange kilometer bilen har kørt totalt, og så kræve godtgørelse der svarer til den procentdel af kørslen der har været erhvervsmæssig. 

Er jeg nødt til at gemme kopier af rapporter af mine loggede ture?

SKAT eller din arbejdsgiver kan bede om at se beviser for de udgifter, som du bliver godtgjort for på et senere tidspunkt, og det indkluderer også kørsel. Dette kan ske for alle, og derfor er det en god idé at gemme bevis på din kørsel. 

Ved brug af en digital kørebog kan du være sikker på, at du har den dokumentation SKAT eller din arbejdsgiver skal bruge tilgængelig. Og så er det nemmere at søge frem med en digital løsning, hvis du skulle få brug for det igen. 

Hvad sker der hvis jeg bliver revideret - inviteret til torskegilde - af SKAT?

Hvis du bliver revideret - indkaldt til torskegilde - af SKAT, så kan de spørge ind til din kørsel, og dermed din kørebog. Denne godkender de i de tidligere nævnte formater. De kan også bede om bevis for dine udgifter i form af kvitteringer.

Ved brug af en digital kørebog kan du nemt dele din kørebog, og tilmed inddele den efter år. På den måde kan du altid give indsigt i dine køreture, hvis SKAT skulle vælge at revidere dig