Sådan vælger du den bedste kørebog app

Spar tid og besvær, når du skal holde styr på kørselsfradraget – eller den skattefri kørselsgodtgørelse.

Hvad er den bedste kørebogsapp, og hvilke funktioner skal du kigge efter? Vi guider dig!

Denne guide dækker:

• Hvorfor bruge penge på en app til kørsel?
• Hvilke funktioner kan du ikke leve uden?
• Hvad er nice-to-have?
• Hvad siger SKAT?
• Driversnote og andre danske apps til kørselsregnskab

Undervejs hjælper vi dig med at stille de spørgsmål, der gør dig klogere. For ja, den bedste app til dit kørselsregnskab afhænger af, hvor meget (eller lidt) du kører, om du er selvstændig, lønmodtager eller chef for et helt hold af kørere – og hvordan dit budget ser ud. 

Vi starter med at hoppe op i helikopteren.

Hvorfor bruge penge på en app til kørsel?

Regneark og post-its er (næsten) gratis – og de kan bruges til at dokumentere din kørsel. Så når mange alligevel vælger at bruge penge på en app, er der primært to grunde:

1. Du får markant mere ud af din tid, når du bruger den på aktiviteter, der skaber værdi – i stedet for på administration.
2. Du får ro i maven, fordi alle dine ture bliver logget automatisk – i et format, der understøtter SKATs krav og værdsat af din revisor.

Når vi spørger vores 3+ millioner brugere, hvad de får ud af at bruge en app som Driversnote, fremhæver de:

• De sparer tid med automatisk kørselsregistrering 
• De slipper for selv at at lave kørselregnskab 
• Det er nemt 

Hvis du også vil have større udbytte af din tid, så hop med ned i detaljerne, når vi nu udforsker funktionerne.

Sæt kørebogen på autopilot

Betroet af millioner af brugere

Automatiser din kørebog Automatiser din kørebog

Få dit skattefradrag

Tag din tid tilbage

Automatisk kørebog med rapportering efter SKATs krav.

Prøv det gratis Prøv det gratis

Funktioner du ikke vil leve uden

Kørselsregistrering: Automatisk, manuel eller begge dele?

Den vigtigste funktion i en kørebogsapp er naturligvis, at den kan registrere, logge og dokumentere din kørsel. Logningen skal være præcis, så du ikke går glip af ture – og fleksibel, så du både har mulighed for automatisk og manuel registrering.

Det, der kræver mindst indsats fra dig, er en app, der tracker automatisk i realtid via telefonens GPS. Dermed er fx dato, destinationer og antal kørte kilometer – nogle af SKATs krav – automatisk gemt og klar til regnskabet.

Men hvis du af en eller anden grund ikke får tracket en tur eller glemmer mobilen derhjemme, er det smart, at du kan tilføje turen manuelt. 

Når det kommer til kørselsregistrering, så spørg dig selv:

• Skal appen kunne logge ture både manuelt og automatisk?
• Har jeg brug for at redigere i ture, fx opdele én tur i to eller slå to ture sammen?
• Skal jeg tydeligt kunne se i rapporten, hvilke ture der er logget manuelt, og hvilke der er auto-tracket?
• Vil jeg selv starte og stoppe appen for hver tur, eller skal den køre automatisk?

Hvis du vælger en app med automatisk tracking, fungerer det typisk sådan, at alle ture over en vis hastighed registreres. Så selvom gåturen ikke bliver logget – gør togturen måske. Det sikrer, at alle kilometer kommer med, men betyder også, at du indimellem skal rydde op i irrelevante ture.

Kombinér app og hardware og få mindre oprydning

Derfor kan det være en fordel at vælge en løsning, der kombinerer app og hardware i bilen. Hos Driversnote gør vi det med et lille Bluetooth-device, kaldet en iBeacon. Andre leverandører tilbyder GPS-trackere, der monteres i bilen.

Fordelen ved en iBeacon er, at den ikke tracker af sig selv. Den aktiveres kun, når din mobil (med appen) er i nærheden og fortæller appen, at nu kan trackingen starte.

Det har flere fordele:

• Du registrerer færre irrelevante ture, fx i andre biler eller med offentlig transport.
• Du registrerer kun ture i din egen bil (hvor iBeacon’en er med).
• Du styrer selv, om en tur skal auto-trackes - ved blot at tage iBeacon’en ud af bilen.

Klassificering: Professionelt eller privat?

Endnu en funktion, du ikke vil undvære, er muligheden for nemt at klassificere, om en tur er privat eller arbejde.

I de fleste tilfælde vil du gerne sortere private ture fra dine kørselsrapporter, og hverken SKAT eller din arbejdsgiver er interesseret i at se dem.

Jo mere automatisk klassificeringen kan ske, desto mindre tid skal du bruge på administration.

En god app kan hjælpe dig ved at:

• Huske, hvem du har besøgt, og foreslå om turen var privat eller arbejde.
• Lade dig opsætte arbejdstider, så alle ture mellem fx kl. 8-17 automatisk markeres som private.
• Lade dig 'tagge' eller skrive noter ved ture, så du kan knytte dem til et projekt, en kunde eller en opgave.
• Foreslå virksomheder i nærheden, første gang du kører til et nyt sted.
• Gemme lokationer.

Rapportering: Kørselsrapporter, der understøtter SKATs krav

En sidste funktion, du ikke vil undvære, er muligheden for at lave rapporter, der lever op til SKATs dokumentationskrav. Det er nemlig ikke nok bare at vide, hvor du har kørt – du skal kunne bevise det på en måde, SKAT accepterer.

Informationer som dato og tidspunkt for turen, start- og slutadresser, formål (privat eller erhverv), antal kørte kilometer, den aktuelle sats og årlig aflæsning af kilometertælleren skal med i dine rapporter. Det sikrer, at du kan dokumentere, at dine kørsler er berettigede til fradrag eller godtgørelse – og du undgår kedelige overraskelser ved en eventuel kontrol.

Samtidig fungerer rapporteringsfunktionen som en kørselsberegner, så du automatisk er opdateret på kørte kilometer og godtgørelse og slipper for manuelle beregninger.

I nogle apps er rapportering integreret med andre systemer. Driversnote har en integration med Dinero og derudover kan du eksportere kørselsrapporterne i Excel og PDF.  Det gør det nemt for dig selv, din arbejdsgiver eller revisor at godkende og gemme dokumentationen.

Hvilke funktioner er nice-to-have?

Log med kilometertæller

SKAT kræver ikke, at du noterer kilometertælleren før og efter hver tur, men du skal registrere aflæsningen i starten og slutningen af året – og ved bilskift.

Hvis din arbejdsgiver kræver kilometertæller-aflæsninger for refusion, er det praktisk at kunne tilføje disse i appen og få dem med i rapporterne.

Skræddersy dine rapporter

Gør arbejdsdagen nemmere med en app, hvor du kan tilpasse kørselsrapporterne, så de passer til dig. Måske har du brug for:

• At kunne tilføje flere arbejdspladser og/eller køretøjer.
• At kunne bruge egne satser, hvis din arbejdsgiver betaler en anden sats end SKATs.
• At kategorisere bestemte ture med et 'tag' - fx for en kunde eller et projekt - så du nemt kan finde dem igen
• Hurtigt at kunne gennemgå, godkende, slette eller tilføje nye ture

Hvad siger SKAT?

Alternativet til en app er typisk et regneark eller en fysisk kørebog. Det betyder mere manuelt arbejde – og større risiko for fejl. Derfor er det en fordel at vælge en app, der kan udfylde så mange af de oplysninger, SKAT (eller din arbejdsgiver) kræver, som muligt – helt automatisk.

De oplysninger, SKAT kræver i dit kørselsregnskab, er:

• Dato for hver tur
• Formål med turen (privat eller erhverv)
• Start- og slutadresser
• Antal kørte kilometer
• Beregning efter gældende satser
• Køretøjets registreringsnummer (for at dokumentere, at det er din eller medarbejderens bil)

Husk også at tage højde for 60-dages reglen, både som selvstændig og lønmodtager. 

Hvilken app skal du vælge?

I tabellen nedenfor kan du få overblik over et udvalg af danske apps til kørselsregistrering og de funktioner, de tilbyder. For det bedste layout på en telefon, anbefaler vi at vende skærmen vandret.

Det er op til dig at vælge den løsning, der passer bedst. Start eventuelt med gratis-udgaven af Driversnote, hvor du får kørselsregistrering og rapportering af op til 15 ture hver måned. Får du brug for rapportering af flere ture, kan du opgradere når som helst.