Krav til kørebog 2025: Arbejdsgivers og SKATs regler for skattefri kørselsgodtgørelse

Bruger du din private bil i forbindelse med arbejde? Så har du mulighed for at modtage skattefri kørselsgodtgørelse, uanset om du er lønmodtager eller selvstændig. Det kræver blot, at du overholder SKATs - eller din arbejdsgivers - krav til kørebogen.

Er du arbejdsgiver, har du også en opgave i forbindelse med kørebogen. Hvis du vil undgå at pløje dig gennem alenlang dokumentation, så få overblikket for alle tre scenarier lige her.

SKATs generelle krav til en kørebog

Der er forskellige krav afhængigt af din rolle, men fælles for dokumentationskravene til kørebøger godkendt af SKAT er, at de skal indeholde:

• Dato for hver tur
• Formål med turen (privat eller erhverv)  
• Destinationer (start- og slutadresser)
• Antal kørte kilometer
• Beregning efter gældende satser
• Køretøjets registreringsnummer (så du kan vise, at det er dit/din medarbejders køretøj)

Nu vi har det på plads, kan vi dykke ned i de tre scenarier.

Sæt kørebogen på autopilot

Betroet af millioner af brugere

Automatiser din kørebog Automatiser din kørebog

Få dit skattefradrag

Tag din tid tilbage

Automatisk kørebog med rapportering efter SKATs krav.

Prøv det gratis Prøv det gratis

Krav til kørebog for ansatte

Som medarbejder skal du registrere erhvervskørsel og dokumentere eventuelle berettigede udgifter, som ikke bliver dækket af SKATs standardsats, fx parkerings- og broudgifter.

Tjekliste for ansatte:

• Kørebogen skal føres dagligt og løbende
• Arbejdsgiveren skal regelmæssigt (fx månedligt) kontrollere og godkende kørebogen med underskrift eller stempel
• "Egen bil" inkluderer også leasing, ægtefælles bil og delebil, hvis du betaler udgifterne
• Driftsomkostninger som brændstof og vedligeholdelse er inkluderet i standardsatsen

Din arbejdsgiver kan herudover specificere, hvilke informationer de har brug for, hvor ofte og i hvilket format.

Krav til kørebog for selvstændige

Som selvstændig er forskellen på kravene, at du ikke behøver en arbejdsgiver til at tjekke og godkende din kørebog – det skal SKAT til gengæld, så det er stadig et krav, at du holder en udførlig kørebog.

Tjekliste til selvstændige

• Kilometertæller aflæses ved start og slut på arbejdsdagen
• Detaljeret formål med hver tur skal noteres
• Indberettes årligt med årsopgørelsen
• Digital kørebog anbefales for nemmere dokumentation

Et af SKATs krav er, at du som selvstændig aflæser dit køretøjs kilometertæller ved starten og slutningen af køredagen. Det kan virke omstændigt, men ved brug af en digital kørebog kan dette problem minimeres.

Læs mere: Kørselsfradrag for selvstændige

Arbejdsgivers rolle i forhold til dokumentation af kørebøger

Ud over at der er krav til, hvilke informationer du skal indsamle som arbejdsgiver, er den helt store forskel, at arbejdsgivere skal dokumentere kontrollen af en kørebog med underskrift, stempel eller rettelser i kørebogen regelmæssigt (fx månedligt eller ved udbetaling).

Du kan bede om andre oplysninger afhængigt af hvad jeres virksomhed har behov for, men du skal - ifølge SKAT - som minimum dokumentere:

• Medarbejderens navn, adresse og CPR-nummer
• Dato for hver tur
• Formål med turen
• Destinationer
• Kørte kilometer
• Anvendt sats og beregning af godtgørelse
• Bilens registreringsnummer (kontrol af privat bil)

Dette gælder for alle medarbejdere, der får dækket deres kørselsrelaterede udgifter af arbejdspladsen.

Arbejdsgiverens ansvar

Som arbejdsgiver har du ansvar for, at udbetalt kørselsgodtgørelse til medarbejdere sker i overensstemmelse med SKATs regler. En korrekt ført kørebog fra medarbejderens side er afgørende for, at godtgørelsen kan udbetales skattefrit. 

Derfor er det vigtigt, at du som arbejdsgiver følger op og foretager jævnlig kontrol og godkendelse af kørselsrapporter.

Selvom SKAT ikke kræver aflæsning af kilometertæller for hver enkelt tur (med undtagelse af selvstændige), anbefales det, at du som arbejdsgiver sikrer, at medarbejdernes kørselsdata føres konsekvent og nøjagtigt.

At logge private ture kan også give dig og medarbejderen et klart overblik over fordelingen mellem erhvervsmæssig og privat kørsel.

Ved en eventuel revision fra SKAT skal både medarbejder og arbejdsgiver kunne fremvise detaljeret dokumentation. Det omfatter kørebog og eventuelle kvitteringer for tillægsudgifter som bro- og parkeringsafgifter.

Format for kørebogen

Skal du bruge et bestemt format til din kørebog? Det korte svar er nej. Din kørebog behøver ikke være i et bestemt format for at blive godkendt af SKAT. Din kørebog kan være papirbaseret, digital som fx Excel, CSV, PDF, som app eller anden web-løsning.

Fordele ved digitale løsninger 

Driversnote bruges både af individuelle brugere, fx medarbejdere, selvstændige og freelancere, samt af teams hvor flere brugere kan kobles på den samme løsning. I alle tilfælde sparer du tid og besvær og sikrer, at din kørebog og dokumentation lever op til SKATs krav. 

Ved at anvende Driversnote i din virksomhed, kan du som arbejdsgiver:

• Få et samlet overblik over dine medarbejderes kørsel
• Validere og godkende kørselsrapporter med få klik
• Sikre, at alle data lever op til SKATs krav
• Minimere fejl og administrative byrder

Digitale kørebøger gør dokumentationen enkel og sikrer, at kravene overholdes automatisk. Automatisering med digitale løsninger gør det lettere at overholde reglerne, samtidig med, at det sparer tid og reducerer risikoen for fejl i regnskabet.

Læs mere om vores Teams løsning.

FAQ