13. maj 2021

SKAT’s og arbejdsgivers krav til en kørebog

Offentliggjort 13 maj, 2021 • 5 MIN Læsning

Alt efter din situation, så kan der være forskellige krav til, hvordan du holder din kørebog, når det gælder om at få dækket dine udgifter ved brug af privat bil til arbejde

Din arbejdsgiver kan vælge at specificere hvilke optegnelser de vil have, og SKAT har regler for at kunne modtage kørselsgodtgørelse på dine arbejdsrelaterede udgifter til din bil. 

I denne artikel vil vi se på hvilke krav der er til din kørebog alt efter om du er ansat eller selvstændig.

Krav til kørebog for ansatte

Det er en god ide at logge din kørsel i en kørebog / autolog så du sikrer dig at du bliver refunderet for alle de dage, hvor du bruger din egen bil til arbejdsrelateret kørsel.

Som medarbejder er du nødt til at logge din kørsel for al arbejdsrelateret kørsel og samtidig holde styr på alle berettigede omkostninger, som ikke bliver dækket af SKAT’s standard sats (f.eks. parkerings- og broudgifter). 

De følgende detaljer er påkrævet for ansatte:

  • Formål med turen (Privat/Erhverv)

  • Destination(er)

  • Dato

  • Antal kørte kilometer 

  • Beregning efter satser

  • Køretøjet (for at kunne vise at det er medarbejderens køretøj)

  • Din arbejdsgiver skal checke og godkende med en signatur, stempel eller med en rettelse i selve kørebogen.

 

Udgifter såsom benzin, service & vedligeholdelse og andre driftsomkostninger er indkluderet i satsen for kørselsgodtgørelse. Derfor kan det ikke medtages som en yderligere omkostning eller fradrag.

HUSK - Hvis du vil gøre krav på udgifter til bilen som et skattefradrag, så kan du kun gøre dette på din egen bil, og ikke en på en bil ejet af firmaet. 

Bilen kan dog godt være din samlevers da SKAT definere en privat ejet bil således, “Som eget befordringsmiddel anses også ægtefællens eller en samlevers befordringsmiddel, når de samlevende har fælles økonomi.”. Det vil altså sige, at du også kan bruge din ægtefælle eller samlevers bil, så længe at I har fælles økonomi. Det kan dog også indebære bildelingstjeneser, leasede biler, og biler som er ejet af flere personer som ikke nødvendigvis bor sammen.

Krav til kørebog for selvstændige

Som selvstændig, er forskellen på kravene for en ansat og dig, at du ikke behøver en arbejdsgiver til at tjekke og godkende din kørebog. Du er dog nødt til dagligt at aflæse dit køretøjs kilometertæller ved starten og slutningen af dagen, hvor du bruger bilen. Det kan virke forstyrrende, men ved brug af en digital kørebog, så kan denne minde dig om at gøre det. Læs mere om kørselsfradrag for selvstændige her.

Hvilke formater acceptere SKAT din kørebog i?

Alt fra en papir skrevet dagbog, et regneark, CSV fil, PDF fil eller en XLSX fil (Microsoft Excel) accepteres af SKAT. Med andre ord, så betyder formatet ikke så meget, så længe at selve informationerne lever op til de tidligere nævnte krav.

Din arbejdsgiver bør informere dig om hvilke informationer de har brug for, hvilket indkluderer de formater som de skal bruge kørebogen i.

SKAT giver eksempler på kørebøger i PDF, men det indholder ikke en automatisk kørebog, og skal derfor manuelt udfyldes. Du kan stadig købe kørebøger i papirformat, og de er gældende, så længe du husker at udfylde al informationen ved start og afslutning af alle dine ture.

Vil du hellere have en automatisk løsning, som f.eks en intelligent kørebog som automatisk logger din kørsel, så tilbyder Driversnote netop dette. Vi gør det let at logge alt det du skal bruge, for at kunne få din kørselsgodtgørelse fra SKAT eller din arbejdsgiver.

Stiller SKAT krav til aflæsning af kilometertælleren for alle mine ture?

Det er en myte at SKAT kræver at du aflæser din kilometertæller hver gang du kører en ture. Der står lige nu ingenting i loven om at du skal aflæse for hver tur du kører. Det er kun som selvstændig at du skal aflæse din kilometertæller, men det er kun ved starten og slutningen af din arbejdsdag, og altså ikke efter hver tur.

Vores kørebogs app kan hjælpe dig med at møde dette krav fra SKAT, og samtidig automatisere det for dig. Du kan nemlig blot aflæse din kilometertæller ved starten af dagen, og der vil den opdatere din kilometertæller for hver tur som du logger. Du skal blot huske at lave en ny aflæsning, hvis du har brugt din bil privat i mellemtiden.

Er der nogle specifikke krav til, hvordan jeg logger min kørsel?

Der er ingen krav til præcist, hvordan du udregner din kørsel på nær at du skal holde en kørebog for hver tur. Det betyder enten:

  1. Aflæse kilometertælleren ved begyndelsen og afslutningen af enhver tur 

eller

  1. Logge din tur ved at bruge din telefon eller GPS.

Den nemmeste måde er at bruge en kørebogs app, som ofte kan fungere som en automatisk kørebog. Der er mange forskellige apps som er designet til at hjælpe med at logge og gemme din kørsel, og her kommer vi ind i billedet. Driversnote har skabt en brugervenlig app til Android og iOS, som kan anvendes af både medarbejdere, selvstændige og virksomheder.

Er jeg også nødt til at logge private ture?

Hvis du også benytter dit køretøj(er) til private formål, så kan det være en god ide også at logge disse ture. På den måde kan du se hvor stor en procentdel af din kørsel som er privat og erhverv. Det betyder altså at du logger alle dine ture, og så efterfølgende udregner hvor mange ture som var med erhvervsmæssig formål. 

Er jeg nødt til at gemme kopier af rapporter af mine loggede ture?

SKAT eller din arbejdsgiver kan bede om at se beviser for de udgifter, som du bliver godtgjort for på et senere tidspunkt, og det indkluderer også kørsel. Dette kan ske for alle, og derfor er det en god ide at gemme bevis på din kørsel. 

Ved brug af en digital kørebog er der større chance for at din loggede kørsel er tilstrækkeligt, hvis du skulle få brug for den igen.

Hvad sker der hvis jeg bliver revideret - inviteret til torskegilde - af SKAT?

Hvis du bliver revideret - indkaldt til torskegilde - af SKAT, så kan de spørge ind til din kørsel, og dermed din kørebog. Denne godkender de i de tidligere nævnte formater. De kan også bede om bevis for dine udgifter i form af kvitteringer.

Ved brug af en digital kørebog kan du nemt dele din kørebog, og tilmed inddele dem efter år. På den måde kan du altid give indsigt i dine køreture, hvis SKAT skulle vælge at revidere dig.

 


Dette materiale er kun udarbejdet til at give et generelt information overblik, og er gældende på tidspunktet for udgivelsen. Det bør dermed ikke ses som professionel rådgivning fra Driversnote. Vi anbefaler at du søger uafhængig rådgivning omkring juridiske, skattemæssige eller finansielle spørgsmål fra en professionel for at sikre at denne information relatere sig til netop din situation.